Jaarplan traject – een stap voor stap handleiding

Jaarplan traject

Het jaarplan traject is een leuk, verbindend en leerzaam traject, tenminste als jij het op een gestructureerde en praktische manier aanpakt. Maar misschien heb jij daarentegen wel andere ervaringen opgedaan bij het opstellen en realiseren van jaarplannen?

• Ben jij op zoek naar een andere en betere manier om het jaarplan traject in te steken?
• Heb je te maken met uitdagende omstandigheden?
• Ervaar je chaos?

Of vraag jij je misschien af hoe:

• Krijg ik nu eindelijk mijn (management) team mee?
• Maak ik mijn bedrijf (weer) meer winstgevend?
• Moet ik business doelen stellen en bereiken?

Raamwerk Jaarplan Traject

Wij delen onderstaand ons raamwerk waarin stap-voor-stap de volgende 10 onderwerpen voorbijkomen:

1. Team samenstellen.
2. Missie vaststellen.
3. Contextanalyse uitvoeren.
4. Visie bepalen.
5. Succesbepalende factoren vaststellen.
6. Prestatie indicatoren (KPI’s) bepalen.
7. Verdienmodel versterken.
8. Management acties afspreken (PDCA).
9. Financiële begroting opstellen.
10. Uitvoeren & monitoren van het bedrijfsjaarplan.

Wat is de ambitie?

Zodat jij en jouw team na het doorlopen van de 10 stappen goed inzichtelijk hebben:

• Wat de ambitie van jullie organisatie is.
• Waar de kansen liggen.
• Als team helder voor ogen hebben: wie, wanneer, welke acties gaat ondernemen om jullie doelen te realiseren.

Jaarplan – juist nu!

Waarde creatie vergt onder andere een actieve inspanning, een visie, speerpunten en SMART (jaar)doelen.

In mijn ogen begint alles met het hebben van een heldere visie.

• Een waarden gedreven visie en daarmee per definitie waardevol voor jou.
• En omdat jouw visie waardevol voor jou is, ben je ook bereidt tijd en energie hierin te steken.
• De tijdbesteding is dus geen issue. Stap voor stap blijf je in de juiste richting bewegen. Je weet wat je wil en je weet wat je moet doen.

Actie ondernemen is geen enkel probleem zolang jij in jouw ontwerp en visie hebt geborgd dat plezier, enthousiasme en energie centraal staan

Jeroen Langeveld

Blijf in beweging

Wanneer je hard geraakt wordt door een crisis – en dat worden we nu allemaal – dan is het logisch dat jij een periode je verlamd voelt.

Het kan voelen alsof je geen enkele controle meer hebt over jouw toekomst. En dat is begrijpelijk. Neem een paar dagen en desnoods een paar weken de tijd om tot jezelf te komen. En kom dan weer in beweging.

Als mens kennen wij 3 standaard reacties: vluchten, bevriezen en vechten. Vluchten en bevriezen gebeurt en is zeker nu begrijpelijk. Maar …. mag niet te lang duren. Laat je niet verlammen. Uiteindelijk brengt alleen een beweging (vechten) een positieve verandering en een gevoel van meer ‘in control’ zijn. Wil jij meer in control komen en de lead nemen?

Focus je op zaken waar je wel controle over hebt

Je hebt niet over alles controle. Maar er zijn ook altijd zaken waar je wel controle over hebt.

• Focus je hier op.
• Kom in beweging en focus je op datgene waar je wel invloed op hebt.
• Neem je verantwoordelijkheid en verander wat je wel kan veranderen, waar je wel invloed op hebt.
• Leer om beter met veranderingen om te gaan.

En ook al is je invloed nog zo beperkt, er is altijd wel iets wat je wel kan veranderen. Wend je invloed aan en verander wat je wel kan veranderen. Het geeft je direct een beter gevoel, geeft je meer energie en meer vertrouwen.

Ja maar hoe weet ik nu of ik de goede acties onderneem?

Ontwikkel een waardevolle visie en je weet of jij de voor jou meest belangrijke richting opgaat. Je komt in beweging, krijgt meer vertrouwen en krijgt (iets) meer grip op de situatie. En belangrijk, je krijgt feedback!

En deze feedback maakt duidelijk of je:

• Goed bezig bent of niet.
• Jij/jullie als team de juiste richting bent ingeslagen.
• Jullie de juiste keuzes hebben gemaakt.

Wil je weten hoe jij dit kan aanpakken?

Juist nu dien je te investeren in je lange termijn visie. Neem de tijd om een aantal zaken van je lange termijn speerpunten en visie nog eens goed te heroverwegen. Het kan zo maar zijn dat de strategie niet helder meer is of hoognodig heroverwogen dient te worden als gevolg van de gewijzigde marktomstandigheden.

Juist in crises situaties dien je meer strategisch te denken.

• Kom in beweging en focus je op datgene waar je wel invloed op hebt.
• Kom in beweging en bezwijk niet onder de druk en stress die veranderende marktomstandigheden en een crisis met zich meebrengen. 
• Een jaarplan is zeker in tijden van een crisis enorm belangrijk en geeft hoop op betere tijden.
• Zonder hoop is er geen toekomst, is de toekomst gitzwart en dat werkt enorm verlammend.
• En verlamming is het tegenovergestelde van beweging.
• Beweging is nodig.
• Beweging is energie en geeft energie.

Visie van de Doelen Stellen Gids:

In mijn visie zie ik  ambitieuze werknemers jaar doelen uit het jaarplan naar zich toe trekken en daardoor:

• Laten zij zien gepassioneerd te zijn en doelbewust onder uitdagende omstandigheden resultaten te kunnen behalen.
• Hun ambities, visies en dromen waarmaken.
• Een grote bijdrage aan de bedrijfsdoelstellingen en bedrijfsresultaten te leveren.
• Aantonen toe te zijn aan een volgende stap.

Hoe maak ik een jaarplan in 10 stappen?

Hier volgt een voorbeeld van een jaarplan format.

Jaarplan traject stap 1 – Team samenstellen

Alleen ga je sneller maar samen kom je verder.

Het maken van een bedrijfsjaarplan in teamverband verbindt en inspireert. En wanneer je dit samen met collega’s die een duidelijke toegevoegde waarde leveren op bepaalde onderdelen uit het plan doet, dan volgt een succesvol traject.

Een jaarplanteam kan in onze visie overigens een andere samenstelling hebben dan het reguliere managementteam. Maar hoe dan ook, maak het team niet te groot. Stel een team samen met een proactieve houding en positieve insteek en dan wordt het een leuk traject.

Laat alle teamleden de gratis App downloaden zodat alle teamleden dagelijks dezelfde positieve boodschappen ontvangen.

Spelregels

Je kan ook beter direct een paar spelregels bij aanvang duidelijk maken om succes te garanderen.

• Wees duidelijk wat de verschillende rollen zijn en wie deze oppakt.
• Wie vertegenwoordigt welke afdeling of welk onderwerp?
• Hoe gaan jullie het aanpakken?
• Wanneer wordt het plan gemaakt?
• En waar gaan jullie dat doen?
• En Hoe pakken jullie het aan?
• Wat verwachten jullie van elkaar?
• Welke voorbereidingen zijn nodig en gewenst?
• Wat is de einddatum ‘deadline’ waarop het plan klaar moet zijn?

Begin dus tijdig, stel een reële planning op en reserveer voldoende tijd in de agenda’s van alle teamleden.

Denk ook na over :

• De benodigde input van andere medewerkers (bijv. young professionals).
• Bronnen van informatie die bijvoorbeeld elders uit de organisatie dienen te worden opgevraagd.
• Of jullie young professionals een jaaropdracht willen laten selecteren uit het businessplan.

Business groei

Business groei en persoonlijke groei gaan dan hand in hand. Hier lees je meer over de achterliggende uitgangspunten waarom business groei en persoonlijke groei hand in hand gaan.

Jaarplantraject stap 2 – Missie vaststellen

Ingangen om jullie missie te formulieren zijn bijvoorbeeld:

• Wat is het bestaansrecht van jouw organisatie?
• En waar willen jullie over 5 jaar staan?
• Wat doet jouw organisatie eigenlijk precies?
• En wat gaat er verloren als jouw organisatie niet meer zou bestaan?

Een missie is relatief ‘statisch’ (5 tot 10 jaar). Definieer of herbevestig met jouw team periodiek de missie. Hebben jullie als teamleden de missie nog steeds helder op het vizier staan?

De missie geeft aan:

• Wat de organisatie doet.
• Wat het werkterrein is.
• Voor wie de activiteiten worden gedaan en  waarom.
• In welke behoeften van de klanten wordt voorzien en wat de organisatie voor wie betekent.

Vervolgens vat je de missie zoveel mogelijk in één zin samen.

Misschien ga je er automatisch van uit dat de missie (nog steeds) de steun heeft van en wordt uitgedragen door alle teamleden. Maar maak altijd deze check.

• En als je toch bezig bent, check dan ook meteen de mate van commitment.
• Hiermee sluit je verrassingen uit.
• Selecteer een plaatje wat de missie goed weergeeft. Een plaatje geeft de missie extra kracht. Het geeft het team ook inspiratie en energie.

Missie en Waarden

Ook kan je ervoor kiezen om een missie af te leiden van jullie belangrijkste waarden als organisatie. Dit resulteert erin dat jullie missie aansluit bij wie jullie werkelijk zijn. Waarden zijn per definitie waardevol. Wanneer je de missie afleidt van de meest belangrijke bedrijfswaarden van de organisatie, dan heb je absoluut een waardevolle missie!

Jaarplan traject stap 3 – Contextanalyse uitvoeren

• Wat is de context waarbinnen de organisatie functioneert?
• Wie hebben er belangen, wie zijn de stakeholders?
• Wat vinden zij belangrijk?
• En in welke mate voldoet de organisatie daar nu aan?
• Wat zijn de sterke en zwakke punten?
• Welke ontwikkelingen en trends signaleren jullie?
• Hoe gaan jullie om met veranderingen?
• En welke kansen, bedreigingen (issues) en toekomstscenario’s brengt dit met zich mee volgens jullie?

Vergeet niet om een contextanalyse van de organisatie te maken. Geef daarin ook aan wie de relevante stakeholders zijn van de organisatie. Inventariseer op hoofdlijnen de behoeften en verwachtingen van deze stakeholders. En als laatste kijk je wat de eisen vanuit wet- en regelgeving zijn.

De SWOT-analyse is een onderdeel van stap 3

Een SWOT-analyse geeft inzage in hoeverre de organisatie nu invulling geeft aan:

• De wensen en eisen en wat de sterke en zwakke punten nu zijn.
• Welke issues relevant zijn op het gebied van technologie, concurrentie, markt, maatschappij, economie, etc.
• Wat de risico’s, kansen en bedreigingen?
• Of de organisatie ‘in compliance’ is?

Nut SWOT analyse

Vervolgens kan je aan de hand van de SWOT-analyse:

• Door ‘van binnen’ ‘naar buiten’ te gaan kijken in een confrontatiematrix.
• De werking van de sterke en zwakke punten op de kansen en bedreigingen duidelijk maken met elkaar.
• En met het verbinden van de top 5 sterktes en zwaktes met de top 5 kansen en bedreigingen.
• Gaan jullie de richting vaststellen hoe het team met deze issues om wil gaan.

Jullie gaan dan antwoorden geven op o.a. de vragen:

1. Hoe kunnen we onze sterke punten gebruiken om op de kansen in te spelen?
2. Hoe kunnen de zwakke punten versterkt worden om de bedreigingen weerstand te bieden?

Ook benoemen en analyseren jullie met behulp van de uitkomst van de SWOT-analyse en confrontatiematrix vervolgens de verschillende toekomstscenario’s. De toekomst is immers te beïnvloeden, het verleden niet.

• Welke toekomstscenario’s zijn er voor de organisatie?
• Hoe kan met een bepaald toekomstscenario worden ingespeeld op kansen?
• En hoe kunnen daarmee bedreigen worden afgeweerd?
• Welk toekomstscenario is het meest waarschijnlijk?
• Welk scenario past het best bij de organisatie, in aansluiting op de missie?

Jaarplan traject stap 4 – Visie bepalen

• Wat is de droomambitie van de organisatie? Waar willen jullie over 3 tot 5 jaar staan?
• Welke ambitie hebben jullie?
• Wat is hetgeen jullie dan bereikt willen hebben?

Geef jullie ambitie aan in een visie.

Definieer (of herbevestig) met het hele team de visie. Een sterke visie geeft richting, inspireert en is ambitieus.

Ben jij bekend met het feit dat geen visie hebben in meerdere onderzoeken als belangrijke reden aangevoerd wordt waarom bedrijven failliet gaan?

Geef in de visie aan hoe de missie wordt verwezenlijkt. Neem mee wat jullie ambitie is en waarvoor het team écht warmloopt. Maak duidelijk wat het gezamenlijke toekomstbeeld is over 3 tot 5 jaar. Richtlijnen:

• Vat de missie zoveel mogelijk samen in enkele (3 tot 5) visie statements.
• Ga na of de visie (nog steeds) de steun heeft van en wordt uitgedragen door de teamleden (check de mate van commitment).
• Selecteer een plaatje wat de visie goed weergeeft. Een plaatje geeft de visie extra kracht en geeft het team inspiratie en energie als jullie ernaar kijken.

Jaarplan traject stap 5 – Succesbepalende factoren vaststellen

• Wat zijn de sleutelfactoren voor jullie toekomstig succes? Bepaal de focusgebieden, want dat wat je aandacht geeft groeit.
• Waarop (op welke factoren) moet de organisatie zich focussen om de visie te gaan realiseren?
• Waarop moet volgens het team de aandacht worden gericht?
• Wat doet er écht toe in het kader van de visie?

Succesbepalende factoren zijn bijvoorbeeld:

• Marktaandeel.
• Servicelevel.
• Leverbetrouwbaarheid.
• Productiviteit.
• Innovatie.
• Duurzaamheid.
• Veiligheid.

Benoem de maximaal 5 belangrijkste factoren waarvan het succes, het bestaansrecht van de organisatie, écht afhankelijk is. Bepaal deze factoren op basis van de visie.

Voorkom werkwoorden bij het definiëren van deze top 5 sleutelfactoren. Het gaat om focus op de factoren die kritisch zijn voor het succes. Niet om de acties (werkwoorden); die komen later aan de orde in het actieplan (stap 8). Door deze sleutelfactoren te benoemen krijgt het hele team heel helder voor ogen waarin de organisatie moet (gaan of blijven) uitblinken om te kunnen overleven. Het geeft toekomstgerichte focus.

Jaarplan traject stap 6 – Prestatie Indicatoren (KPI’s) bepalen

Maak en gebruik een goed dashboard met KPI’s. Want meten is weten.

Hoe weten jullie of de organisatie op koers ligt in het behalen van de doelen en daarmee in het realiseren van de visie?

Om dit te monitoren zijn de juiste navigatie-instrumenten cruciaal. Deze navigatie instrumenten worden ook wel prestatie indicatoren, Key Performance Indicators of KPI’s genoemd.

KPI’s zijn bijvoorbeeld:

• Het bedrijfsresultaat van een nieuw product.
• De doorlooptijd van opdracht tot oplevering.
• De bezettingsgraad van een bepaald materieel.
• Of de loonwaarde social return (SROI) of het percentage productieve uren.

Gebruik uitsluitend KPI’s die een directe relatie hebben met een of meerdere van de succesbepalende factoren. Hiermee bewaak en behoud  je de focus. Hiermee krijg je goed zicht of jullie als team en organisatie goed bezig zijn of niet. Het succes (of falen) op een KPI is immers een goede indicatie voor het succes (of falen) op de cruciale factoren van de organisatie.

• En ‘minder’ is in dit geval ‘meer’. Beperk het aantal KPI’s  tot maximaal 10 om de juiste focus te  behouden.
• Gebruik uitsluitend KPI’s die verankerd zijn in de organisatie en die ook daadwerkelijk gemeten gaan worden.
• Stimuleer het gebruik van resultaatgerichte KPI’s.
• Voorkom inspanningsgerichte KPI’s.
• Koppel aan elke KPI meetbare doelen per jaar, maand en week. Zodat kan worden vastgesteld of de resultaten op/boven/ onder de norm zitten en er tijdige en doelgerichte bijsturing mogelijk is.

Jaarplan traject stap 7 – Verdienmodel versterken

Sta ook bewust een moment stil bij de motor voor de omzet binnen jullie organisatie.

• Wat is de motor voor de omzet van de organisatie eigenlijk?
• Op welke manier en met welk verdienmodel wordt in het bedrijf omzet gemaakt?
• Wie zijn de 5 belangrijkste prospects om komend jaar als nieuwe klant binnen te halen?
• Wat is de toegevoegde waarde voor de klant van hetgeen jullie leveren?
• Welke prijs koppelen jullie aan de producten en/of diensten om voldoende marge en omzet te genereren?
• En komt jullie prijsniveau overeen met de toegevoegde waarde die jullie leveren aan de klanten?

Een verdienmodel blijft vaak jarenlang ongewijzigd. Vanwege de continu veranderende markt is het nodig om het verdienmodel te blijven innoveren.

Met welk verdienmodel gaan jullie het komend jaar de omzet realiseren?

• Welke belangrijke tendensen en omzetontwikkelingen nemen jullie waar in de markt vanuit de SWOT analyse?
• Moeten nieuwe klanten een grote investering doen of kunnen zij makkelijk instappen?
• En hoe zit het met de concurrentie? Kunnen zij eenvoudig instappen in jullie markt?
• Wat is of wordt de rol van internet bij jullie?
• Welke trend nemen jullie waar qua omzet- en rendementsontwikkeling bij de 5 belangrijkste productgroepen en segmenten?
• Gaan jullie als organisatie voor grote eenmalige opdrachten of juist voor terugkerende inkomsten?
• Hoe is het key-account-management bij jullie georganiseerd?

Dit zijn allemaal vragen die veel vaker gesteld mogen worden in de huidige snel veranderende maatschappij.

Jaarplan traject stap 8 – Managementacties afspreken (PDCA)

Maak een PDCA-actieplan met jullie managementteam. Want inzicht zonder handelen geeft geen verandering.

• Wat betekenen de stappen die jullie tot nu toe hebben doorlopen in het jaarplan traject voor de werkzaamheden van de teamleden?
• Wie gaat, wanneer, welke acties uitvoeren om jullie doelen te bereiken?
• Het samen vaststellen van de belangrijkste actiepunten en speerpunten op hoofdlijnen in een SMART actieplan geeft commitment en vertrouwen.
• Door de samenhang tussen missie, visie, succesbepalende factoren, KPI’s en SMART acties gaan jullie meer resultaatgericht denken en handelen i.p.v. inspanningsgericht denken en handelen.

Beperk jullie actieplan tot de belangrijkste managementacties op hoofdlijnen en voorkom gedetailleerde actielijsten op afdelingsniveau.

Definieer elke actie SMART.

• Dus Specifiek, Meetbaar, Ambitieus, Resultaatgericht en Tijdgebonden.
• Begin de definitie van elk actiepunt altijd met een werkwoord.
• Koppel aan elk actiepunt slechts één verantwoordelijke medewerker. Iemand uit het team is verantwoordelijk. Hij/zij is dan in staat om de verantwoording van dat actiepunt op zich te nemen en de overige teamleden gedurende het jaar te informeren over de vorderingen.

Spreek alleen actiepunten af die in lijn van de KPI’s liggen.

Zodat de resultaten van jullie acties tot succes leiden op de benoemde focusgebieden. En daarmee tot het realiseren van de visie. En zeer belangrijk voor toekomstig succes: vat de actiepunten samen in de Plan-Do-Check-Act (PDCA) actielijst.

Jaarplan traject stap 9 – Financiële begroting opstellen

Bepaal de financiële kengetallen & verwachtingen.

Wat zijn de financiële consequenties van dit plan? Om dat inzichtelijk te maken wordt gebruik gemaakt van de financiële begroting.

• Welke investeringen zijn nodig om het plan tot uitvoer de brengen?
• Wat is de verwachte omzet?
• Hoe hoog vallen de bijbehorende kosten naar verwachting uit?
• Wat is het verwachte financiële bedrijfsresultaat? Kijk bij voorkeur niet één, niet twee, maar drie jaar vooruit  en stel dus ook 3 begrotingen op.

Stel een reële betrouwbare financiële begroting op.

Maak een opstelling per jaar en per maand en geef daarin tenminste aan:

• De omzet.
• Kostprijs,
• Gespecificeerde bedrijfskosten per rubriek,
• Financiële baten en lasten.
• Maar ook de te verwachten investeringen.
• Het kasstroomoverzicht opgebouwd per maand.
• En een vergelijking van de cijfers t.o.v. realisatie van voorgaande jaren.

Bovendien, borg altijd dat er een directe relatie is tussen de doelen en acties uit het jaarplan en de financiële begroting.

Als laatste ga je na of de financiële begroting de steun heeft van en wordt uitgedragen door alle teamleden. Check daarom ook de mate van commitment die de teamleden hebben.

Jaarplan traject stap 10 – Uitvoeren & monitoren van het bedrijfsjaarplan

Realiseer de ambities met Plan-Do-Check-Act, want inzicht zonder handelen geeft geen verandering. Het is daarom belangrijk dat jullie als team de uitvoering van het plan in gang te zetten en vooral ook regelmatig monitoren. Vraag jezelf tevens af hoe:

• Het plan bekend gemaakt wordt in de gehele organisatie?
• Jullie de medewerkers op hoofdlijnen gaan informeren over de doelstellingen en de focusgebieden? Welke  communicatieplanning spreken jullie met elkaar af?
• Jullie de voortgang bewaken en de resultaten monitoren?

Kan jij wat support gebruiken bij jouw jaarplan traject?

Wil jij een eigen waarden gedreven visie ontwikkelen en kan je hierbij wat hulp gebruiken?

Alles staat beschreven in mijn boek.

Bestel mijn boek (hardcopy) of de digitale training ‘Doelen Bereiken vanuit een visie’ en ga aan de slag met jouw eigen waarden gedreven visie.

Missie Doelen Stellen Gids 

Een zo hoog mogelijke kwaliteit en service leveren op onze specialisatie gebieden tegen een zo laag mogelijk tarief.

Specialisatie gebieden Doelen Stellen Gids

1. Winstgevende jaarplannen.
2. Doelen bereiken en succes meer voorspelbaar maken
3. Flow.

Niet tevreden = Geld terug garantie

Ben jij om welke reden dan ook niet tevreden over een van mijn trainingen, dan geldt mijn niet tevreden = geld terug garantie.

Een kort mailtje is voldoende en dan krijg jij het volledige aanschafbedrag van mij terugbetaald.

Jij hebt niets te verliezen, alle risico’s liggen bij mij.

Ik wil alleen tevreden klanten en daarom geldt deze garantie tot 1 jaar na aankoop.

A3 Jaarplan Traject

Om de voortgang te monitoren is een handzaam A3 bedrijfsjaarplan een praktisch hulpmiddel. Hierbij heb ik nog een paar praktische laatste tips voor je:

Maak met de leden van het jaarplanteam een planning op welk moment jullie de voortgang gaan evalueren en het A3 bedrijfsjaarplan gaan updaten.

De tussentijdse updates van het A3 bedrijfsjaarplan zijn dus ook goed bruikbaar als managementrapportages voor bijvoorbeeld de financiers of bestuurder.

Geef bij de evaluatie op het A3 bedrijfsjaarplan met een kleurcode aan of:

De uitvoering van een actiepunt volgens planning verloopt (groen).

Er nieuwe ontwikkelingen zijn die besproken dienen te worden (geel).

Er misschien wel een punt van zorg is en het ernaar uitziet dat een actie of doel niet gerealiseerd gaat worden (rood).

 

Meer Jaarplan artikelen lezen:

1. Jaardoelen uit het jaarplan realiseren.
2. Bedrijfswaarden voorbeelden
3. Visie formuleren
4. Speerpunten van een visie bepalen
5. Kritische succesfactoren bepalen
6. De juiste prestatie indicatoren
7. Ambitieniveau en de gap
8. Hoge verwachtingen inlossen
9. Een jaarplan maken
10. Jouw eigen winstgevend jaarplan  schrijven

 

 

 

Download hetJaarplan (pdf) Sjabloon

Wil je ons pdf-sjabloon waarin elk onderwerp in een apart hoofdstuk wordt behandeld gratis downloaden? De drempel is nu heel laag gemaakt voor je. Meld je onderstaand aan en je krijgt direct ons Jaarplan sjabloon gemaild.